En una reunión de gestión de equipo editorial,recuerdo a nuestro director, Jorge, preguntar a cada uno de nosotros cual de los dos conceptos (eficacia y eficiencia) era el más adecuado para el equipo. Estábamos fuera de fecha de entrega de la publicación y aún así decidió retrasar un par de horas más para realizar una reunión de equipo. Estábamos muy agobiados y lo último que necesitábamos era una charla improductiva que nos quitara el “preciado tiempo”. Por mucho que fuera en razón de tratar el rendimiento eficaz y la eficiencia de la revista en la que trabajamos.
Jorge Lanzó la pregunta y cada uno dimos nuestro punto de vista. Yo lo tenía claro, desde el principio fui claro defensor de la eficiencia. Pero para mi sorpresa no todos pensábamos igual. Teníamos un divergente. Aunque la mayor parte de los puntos de vista se declaraban a favor de la eficiencia. Nacho argumentaba que la eficacia era más favorable. Así que se inició el debate. Los miembros más activos del grupo representaron una encarnizada batalla entre argumentos y contrargumentos. Las lenguas afiladas y los ánimos llegaron a crisparse en un momento, sin llegar más allá de una respuesta más alta de lo normal.
Tras mucho discutir y poco lograr. La mayoría del equipo Concluyó que estábamos hablando sobre la misma idea. Pero teníamos un problema de comunicación. Empezando porque no teníamos clara la definición de eficacia y eficiencia. Por tanto escuchamos las definiciones que Jorge leyó del diccionario y su posterior reflexión:
“Podemos decir que una solución es eficaz cuando solventa una necesidad. No nos paramos a contabilizar los costes, la energía, y tiempo del personal consumido en la tarea. Había una necesidad prioritaria y se ha cubierto. Como añadido, la eficiencia se centra en realizar adecuadamente la solución a la función necesaria para solventar esa necesidad. Ahí entran los costes y la energía dedicada.” (En otras palabras, una solución es eficaz cuando solventa un problema, y además, es eficiente si resulta económica.)
Tras esa aclaración Jorge insistió; ¿Cual de los dos términos creíamos que era el más beneficioso?
Se volvió a debatir. Estaba claro que la eficiencia era superior a la eficacia. (Como habíamos deducido la mayoría en un principio.) Pero aún teniendo los conceptos claros los puntos de vista seguían sin coincidir.
Nacho insistía que aplicar la eficiencia en el día a día no es tan sencillo. Por tanto era un punto muy importante a tener en cuenta que se quedaba fuera de la definición de los términos teóricos de “eficacia y eficiencia”. Con una estrecha relación con la rentabilidad. “Una solución eficiente necesita de unos protocolos de trabajo y unas herramientas que no tenemos. Esperando a crear o conseguir esos protocolos y herramientas el trabajo se quedará sin hacer y la revista no saldrá adelante.” La eficacia era más necesaria que la eficiencia. Con su facilidad de palabra y ejemplificando con el trabajo diario. Las posiciones que eran fieles a la Eficiencia se fueron tornando poco a poco leales a la eficacia.
Han pasado años, y casi puedo citar el mensaje que nos transmitió Jorge en su interrupción:
“Ser eficaz parece lo mismo que ser eficiente. Las dos palabras suenan de forma parecida pero tenemos que tener en cuenta que no lo son. Tan significativa como notable, la diferencia separa una buena idea de su viabilidad. Si tenemos en mente un proyecto, y queremos comercializarlo, debe ser tanto eficaz como eficiente, de no ser así el negocio llevado entre manos difícilmente será rentable.“
En ese punto Jorge nos sugirió si no sería mas favorable volver nuestro trabajo cada vez más eficiente. Y la respuesta del grupo fue positiva, con un pero en voz de Nacho que todos apoyaron:
“Nuestro equipo de editorial estaba tan enfrascado en terminar cada número y resolver imprevistos que no nos daba tiempo a mirar más allá, y crear para el futuro soluciones eficientes al trabajo diario. Aunque queremos ser eficientes a largo plazo, estábamos demasiado ocupados siendo eficaces.”
Para Ganar tiempo y perspectiva y dejar de estar “demasiado ocupados” decidió no publicar el siguiente número mensual.
Como conclusión:
Jorge consiguió que entendiéramos los conceptos de eficacia y eficiencia en el transcurso del debate. A pesar de las diferencias entre los puntos de vista de todo el equipo. Entendimos porqué, nuestro trabajo debía ser tanto eficaz como eficiente. Y después implicó a su equipo para trabajar en solventar el problema que teníamos con el número del mes de la revista con una solución eficaz y a corto plazo, y dar los pasos para ser eficientes en los próximos números.